Det er ikke så lille en opgave at arrangere teambuilding for sit team, eller sine kollegaer. Ofte har man kort tid til at finde og arrangere selve teambuildingen. Der er mange praktiske ting i forbindelse med at planlægge et event for sin virksomhed, som for eksempel; Hvor skal man være? Hvad koster det? Hvor lang tid skal man bruge på hvad? Hvordan kommer man fra A til B? Hvad skal man drikke og spise? Hvad skal deltagerne have med? Hvad skal der stilles til rådighed ved pauserne?

Vores teambuilding guide til hvordan I arrangerer det perfekte arrangement, finder I her! I starten af artiklen finder I vores ready-sæt-GO! liste. Så har I styr på alt hvad I skal bruge til dagen 🙂 Efter checklisten finder i vores vores input til overvejelser som kan være gode at gøre sig, i planlægningsprocessen af jeres teambuilding arrangement.

Checklisten

[

Tidsplaner

Sørg for, ikke at lave for pressede tidsplaner, selv om I gerne vil nå det hele. Send gerne et overordnet program ud på forhånd.

[

Info til deltagere

Send en liste ud til deltagerne med hvad de har brug for af tøj, skiftetøj (måske badetøj) og evt. andre fornødenheder, før selve dagen.

[

Information om transport

Skriv ud til deltagerne hvad der er af transportmuligheder. Spørg evt. om tilbagemelding i en fælles tråd, således at deltagerne evt. kan samkøre i private biler, eller følges ad på cykelstierne.

[

Opbevaring

Sørg for, at der er et sikkert sted hvor deltagerne kan opbevare tasker og overtøj.

[

Mad og snacks

Ingen må gå sultne rundt! Vi har alle forskellige vaner. Hvis I skal ud på et heldagsarrangsement, er det vigtigt, at der er rig mulighed for at få noget at spise og drikke.

[

Forkælelse

Små ting kan gøre en kæmpe forskel for deltagernes oplevelse. Det kan være kage, nogle giveaways eller et godt udarbejdet infoblad om dagen eller præsentation af deltagerne.

[

Uddelegering

Det er rigtig svært at stå for det hele selv. Sørg for, at fordele arbejdet. For eksempel at chefen er ansvarlig for at sige et par velkomstord. En kollega kan måske hjælpe med at holde styr på tidsplanen, eller én cykler lidt i forvejen til restauranten og sikrer, at alt er på plads.

[

Forventningsafstemning

Hvis I benytter en teambuildingleverandør, så sørg for, at I tager jer god tid til at tale arrangementet igennem med jeres leverandør. Hvordan og hvorledes. Men endnu vigtigere – hvad der er udenfor rammerne. Afholder I det helt selv, kan det være en god idé, at tale igennem arrangementet med teamet før selve dagen.

[

Besøg stedet på forhånd

Hvis I står for det hele selv, og ikke bruger en teambuildingleverandør, kan det være en god idé, at besøge jeres lokationer på forhånd. Det vil hjælpe jer med at kommunikere hvordan man finder indgange/lokaler, muligheder for parkering af biler og cykler, samt sikre at der er plads nok til opbevaring. Ved at selv besøge stedet, kan i også tage et kig på de omkringliggende muligheder, hvor i måske kan holde en madpause i en park eller lignende.

[

Plan B

Øsregner det, når planen var, at være ude hele dagen? Er der aflysninger og sygemeldinger, der forstyrrer planerne? Det er altid godt at have en plan B i baghånden. Det kan selvfølgelig aldrig blive lige så udførligt planlagt, som det egentlig tiltænkte arrangement, men…  

[

Sikkerhed

Husk at medbring en førstehjælpen kasse og evt. andre ting som kan behøves i løbet af dagen.

Valg af aktiviteter

Hvem er I?

Jeres alder, interesser, fysik og kompetencer spænder sikkert vidt! Noget af det vigtigste er derfor, at forberede aktiviteter, hvor alle bliver til gode set. Der kan være mindre opgaver i selve opgaven, eller forskellige funktioner, som alle er lige vigtige for, at I sammen kan nå i mål.

Der kan altså sagtens være noget for de ’store stærke’ så længe det kombineres med fx en mere logisk/strategisk/kreativ vinkel, som andre på holdet er ansvarlige for. Diversitet er vigtigt for at fællesskabet kan fungere.

Hvad er formålet med dagen?

Skal hver afdeling styrkes som team, og komme mere sammentømret ud på den anden side – eller er formålet at lære kollegaerne PÅ TVÆRS af teams at kende? Overvej også, hvad I gør, hvis nogen bliver syge eller forhindrede i at komme (og det sker helt sikkert ). Er det muligt at flytte rundt på personerne, er det altafgørende om der er lige mange på hvert hold – eller er aktiviteterne sammensat således, at de kan løses af både få og mange – og STADIG være lige sjove?

Det har vi da prøvet før?

Vær ikke bange for at planlægge noget der er prøvet før – det er ikke nødvendigvis ALTID godt med ”nye” ting. Nogle gange ser man opgaven, øvelsen, rummet eller oplevelsen i et andet perspektiv, når man gjort noget man har prøvet før, eller noget der minder om.
De fleste kender måske til eksemplet med at se sin ynglingsfilm eller serie igen og igen 😉

Økonomi

Vær sikker på økonomien og hvad der er inkluderet. Uanset om I har et lille, stort eller slet ikke noget budget, så sørg for, at der ikke kommer nogle uforudsete udgifter for dig eller de andre deltagere, såsom transportudgifter, mad/drikke eller opbevaring. Et godt tip, er at slå to fluer med et smæk, som f.eks. at have madlavning som et teambuildingelement, men som også bliver til jeres aftensmad! Der findes også massere af oplevelser, som sagtens kan passe ind i budgettet.

Valg af lokation

Hvor henne?

Vi anbefaler altid at komme væk fra kontoret, og er store tilhængere af at afholde sin teambuilding i naturskønne omgivelser. Mange gange skal der ikke ret meget til for at ændre oplevelsen, dog kan det betyde, at man ofte må gå på kompromis med behovet for transport. Undgå så vidt muligt at jeres teambuilding ikke bare bliver endnu en dag på kontoret, men samtidig at alle jeres kollegaer nemt kan komme til og fra arrangementet.

Inde eller ude?

Ikke alle er umiddelbart pjattet med at skulle være ude. Det er dog de færreste der ikke synes det har været fantastisk, når først de har været ude. Vi kan kun anbefale at komme ud og få lidt frisk luft. Der sker nemlig mange ting, så snart vi rejser os fra vores faste pladser, og færdes i nye omgivelser/elementer. Vi reagerer – og interagerer – på en helt anden måde, og det er svært ikke at se nye sider af ens kollegaer.

Skulle det ende med at styrtregne fra morgen til aften, og alt er omdannet til en mudderpøl, er det naturligvis godt at have en plan B i lommen, vi (KbhTeambuilding) kan altid være behjælpelige med et par hurtige sjove indendørsaktiviteter. Dog kan man komme rigtig langt med gummistøvler og regntøj, og så har man endnu en unik oplevelse sammen ;o)

Det praktiske

Tidsplaner – husk pauser!

Pauser er vigtige – sørg for, at I har god tid! Tid til også bare ’at være’, at give plads til at ting kan ske – og få det gerne til at fylde mere end I måske havde regnet med. Ofte værdsætter medarbejderne i den grad bare at være sammen, uden at den store resultatstok er fremme. Derfor kan pauserne næsten betyde lige så meget, som selve indholdet af et kursus for sammenholdet i teamet.

Forkælelse

De basale behov skal være dækket før vi kan fokusere og fordybe os i andre ting – og få mest muligt ud af det! DERFOR – sørg altid for at alle er mætte når I starter (eller hvert fald har lidt i maven)! Medbring vand, frugt, snacks m.m. – det skaber også lidt ekstra hygge og fornemmelsen af at blive forkælet. Er I ude, giver det altid bonus med en kop kaffe der er brygget over bål, eller et æble med kanelsukker og hakkede nødder der er lunet i gløderne.

Sikkerheden

Det er altid en super god idé at kende til området. Ikke mindst for at kunne kende de ”unikke steder”, men specielt også for at vide hvad man evt. kan møde af udfordringer undervejs. Skulle uheldet være ude – så er det altid godt at have en førstehjælpskasse med!

Transport

Det er vigtig at tænke transport ind både når I er i processen med at vælge lokation, men også efter at I har fastlagt jeres lokation og aktiviteter. Tjek både mulighederne for offentlig transport fra kontoret, mellem jeres aktiviteter og desuden fra jeres sidste aktivitet, således at deltagerne nemt kan komme hjem. Hvis I afholder jeres teambuilding et sted hvor der ikke er mulighed for offentlig transport eller cykel, kan det være en god idé, at arrangere kørsel med en lejet bus. Her kan det være godt at have to forskellige afgangstider for bussen, således at de deltager der er nødt til at tage hjem tidligere – for eksempel efter aftensmaden, men før festen – kan komme hjem, uden at skulle bruge penge på en taxa.

Opsumering

Vi håber, at I har fået noget ud af vores Teambuilding Guide. Som det fremgår, kan det være en ret omfattende opgave, at arrangere en god dag for kollegaerne. Hvis tiden og overskuddet ikke helt er der, er I varmt velkomne til at  tage fat i os – vi arrangerer både store og små events, hvor der er tænkt på det hele! Hvis i læser denne artikel fordi at i er ved at planere jeres sommerfest, kan i finde vores bedste råd til sommerfesten her, I forlængelse af vores teambuilding guide.

Læs mere om vores mest populære aktiviteter!